|
|
TRUNG TÂM VIỄN THÔNG-CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢNG NAM Địa chỉ : 07 Nguyễn Chí Thanh- Tam kỳ- Quảng Nam Tel : 0510.811764 - Fax: 0510.811759. Email : minhtienbcvt@vnn.vn, nguyenanhdofa@yahoo.com Website : http://www.quangnamnet.com.vn. |
GIỚI THIỆU
HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP
(TOS – Task Operation System)
A GIỚI THIỆU
I.Giới thiệu chung
1.Mục đích của chương trình
2.Những yêu cầu chính
II. Giới thiệu công nghệ
III.Chức năng chính của chương trình
1.Điều hành
a. Giao, nhận công việc
b. Báo cáo, phản hồi, nhắc nhở
2.Lịch làm việc
a. Lịch cá nhân.
b. Lịch phòng ban.
c. Lịch cơ quan
3.Thông tin dùng chung (cộng tác)
4.Lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn
5.Thống kê tác nghiệp
6.Quản trị hệ thống
IV.Triển khai ứng dụng
V.Kết luận và hướng phát triển mở rộng
1.Ưu khuyết điểm
2. Khả năng và hướng phát triển mở rộng
---------------------------------------------------------------------------
I/ GIỚI THIỆU CHUNG
I.1 Mục đích xây dựng chương trình
Xuất phát từ yêu cầu về tính hiệu quả trong quá trình quản lý điều hành công việc ở các cơ quan đơn vị, danh nghiệp, tổ chức …Môi trường làm việc thủ công, cổ điển đã không thể đem lại hiệu quả cao nhất và sự phát triển của CNTT đã hình thành nên môi trường tác nghiệp điện tử. Ở các nước phát triển, hệ thống tác nghiệp điện tử đã được đưa vào ứng dụng rất sớm vì vậy đã đem lại cho họ hiệu quả kinh tế cao. Ở nước ta, nền CNTT thông tin hiên nay đã phát triển tuy nhiên vẫn đang đi sau so với thế giới, chúng ta có thể đầu tư kinh phí để mua lại các ứng dụng của các nước tiên tiến đi trước, tuy nhiên đây là những ứng dụng của sự cộng tác trí tuệ và quy mô rất lớn nên việc đầu tư kinh phí để có được nó là rất lớn và chưa chắc đã đáp ứng được thực tế ở nước ta.Vì lí do trên mà các doanh nghiệp CNTT trong nước đã cho ra đời các phần mềm có chất lượng, vấn đề cũng ở chỗ chi phí, với tỉnh Quảng Nam còn nghèo, việc tự viết phần mềm để phục vụ cho các cơ quan nhà nước là điều rất cần thiết, từ trăn trở trên Sở BCVT Quảng Nam đã cho ra đời Chương trình điều hành công việc(Hệ thống điều hành tác nghiệp), với chất lượng cao, tính ổn định, chi phí thấp rất phù hợp để áp dụng ở địa phương nhằm tạo ra một môi trường làm việc điện tử nhanh, nhạy, chính xác, đem lại hiệu quả cao.
I.2 Những yêu cầu chính
Yêu cầu đặt ra là chương trình làm sao đáp ứng được quá trình điều hành tác nghiệp một cách thông suốt, mạch lạc, luồng thông tin được lưu chuyển một cách logic, đảm bảo tính đúng đắn, tính kịp thời và đạt được hiệu quả cao từ cấp cao nhất trong một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đến các chuyên viên và sự phản hồi ngược lại. Một yêu cầu nửa là tạo ra được môi trường cộng tác giúp cho việc chia sẽ thông tin và phối hợp làm việc được dễ dàng.
II/ GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ
Xây dựng một phần mềm là quá trình đi từ ý tưởng đến hiện thực hóa ý tưởng thành một ứng dụng, để hiện thực hóa được vấn đề thì đòi hỏi phải có công nghệ, ở đây chính là các công cụ lập trình.
Trên thế giới hiện đang có những công nghệ lập trình theo những xu hướng và quan điểm khác nhau, mỗi trong chúng đều có những thế mạnh riêng biệt như là DotNet của Microsoft, Java của Sun, …, tuy nhiên quan điểm OOP(Lập trình hướng đối tượng) và phần mềm nguồn mở được xem là sự lựa chọn cho tương lai, bởi tính ưu việt của nó nằm ở chỗ chi phí thấp và công nghệ sử dụng lại.
Hệ thống điều hành tác nghiệp được xây dựng bằng ngôn ngữ PHP và CSDL Mysql miễn phí, nhưng đảm bảo vận hành tốt trên các hệ điều hành của Microsoft đang được phổ biến(Window), trên hệ điều hành Linux được coi là HĐH của tương lai.
III/ CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
III.1 Điều hành
- Chương trình cho phép người sử dụng với chức danh nhất định, khi tham gia vào hệ thống TOS thì sẽ được nhìn thấy và làm việc trên những module chương trình đã được phân định, những module này tương ứng với các chức năng đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc của nhóm chức danh và người sử dụng thuộc nhóm chức danh đó.
- Quá trình giao/nhận/báo cáo/phản hồi một công việc là quá trình mà một thông tin giao việc được tạo ra và lưu chuyển đến người nhận, người nhận thông tin này có thể phát sinh báo cáo để báo cáo tình hình và tiến độ công việc, thông tin báo cáo được chuyển đến người giao và người giao có thể phản hồi dựa trên bản báo cáo đó.
- Cấp trên có thể kiểm soát tiến độ công việc khi đã giao cho cấp dưới về thời gian nhận việc, mức độ hoàn thành và có thể gửi thông báo nhắc nhở.
III.2 Lịch làm việc
Lịch công tác tuần của từng cá nhân, từng phòng, và lịch cơ quan cho phép người sử dụng từ lãnh đạo đến các chuyên viên có thể kiểm soát, theo dõi kế hoạch làm việc của cá nhân, tập thể qua đó có thể có kế hoạch sắp xếp, phối hợp công việc một cách thuận lợi.
a. Lịch cá nhân
Mỗi cá nhân có trách nhiệm lên lịch công tác cho riêng mình trong tuần, lịch này sẽ được tổng hợp vào lịch phòng mình và các đồng nghiệp của mình có thể xem được.
b. Lịch phòng
Lịch phòng sẽ được lập do lãnh đạo phòng hoặc người được ủy quyền dựa trên dữ liệu được tổng hợp từ lịch công tác của các thành viên trong phòng.
c. Lịch Cơ quan
Tương tự lịch cơ quan được tạo ra do người được phân định trên cơ sở dữ liệu được tổng hợp từ lịch công tác các phòng
III.3 Thông tin dùng chung
Kênh thông tin dùng chung tạo ra môi trường làm việc cộng tác một cách tiện lợi, ai cũng có thể đưa thông tin lên đó để phục vụ cho việc gửi một thông báo đến một số người, hoặc một ý kiến về vấn đề nào đó đến những người có quan tâm,…
III.4 Thống kê tác nghiệp
Kênh thông tin giúp lãnh đạo có thể thống kê được khối lượng công việc của cấp dưới, theo dõi, kiểm soát và quản lý quá trình tác nghiệp trên hệ thống của cấp dưới thuộc quyền quản lý của mình. Chúng ta có thể đưa ra quy ước về tiêu chuẩn tác nghiệp như là trong ngày phải lên hệ thống bao nhiêu lần, quy định khối lượng công việc cụ thể trong một tuần, …Nếu không đạt được yêu cầu trên thì hệ thống có thể nhắc nhở tự động hoặc lãnh đạo có thể đưa ra ý kiến nhắc nhở,…Qua đó có thể đánh giá quá trình làm việc của mọi người theo quý, theo năm, là cơ sở để thực hiện chế độ đối với người lao động.
III. 5 Lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn
- Lưu trữ, quản lý hồ sơ công văn là một khâu quan trọng trong một đơn vị, vì vậy xây dựng module này là rất cần thiết. Với module này, chúng ta có thể dễ dàng lưu trữ hồ sơ công văn vào máy tính, và đây là nhiệm vụ của văn thư, những người khác tùy theo quyền được xem mà họ có thể được xem hay không được xem công văn.
-Hồ sơ, công văn gồm có:
+Công văn đến
+Công văn đi
+Công văn nội bộ :Công văn chỉ được lưu chuyển trong cơ quan
-Chức năng của module này là:
+Xem công văn
+Tra cứu, tìm kiếm công văn theo các tiêu chí tìm kiếm
+Lưu trữ công văn
III.6 Quản trị hệ thống
- Một ứng dụng quản lý luôn tồn tại một hệ quản trị người dùng, cho phép quản trị viên có thể cấp phép sử dụng, cài đặt thông tin hệ thống, quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến cơ sỡ dữ liệu, .... Và chính những người này cũng được hệ thống phân quyền để được quản trị theo những chức năng khác nhau, ở những mức khác nhau. Hệ thống luôn được cài đặt cứng trong CSDL một chức danh được gọi là Super Administrator, có toàn quyền quản trị trên hệ thống.
- Để hệ thống vận hành được thì yêu cầu phải có quản trị hệ thống(Administrator),người này có trách nhiệm cài đặt hệ thống thông tin ban đầu cho ứng dụng, sau đó quản tri, cập nhật, thêm mới các thông tin này (chức danh, phòng ban, tài khoản người dùng,…).
IV/ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG
Chương trình được xây dựng dưới dạng web do đó việc triển khai rất đơn giản chỉ cần một server có cấu hình đủ mạnh để chạy hệ điều hành Windows 2000 server làm máy phục vụ web, mạng LAN/WAN kết nối đến máy người sử dụng.
V/ KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
V.1 Ưu khuyết điểm
a. Ưu điểm
- Dễ sử dụng: Phần mềm TOS được thực hiện với giao diện web thân thiện, tiện dụng cho người dùng, không đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao về tin học ứng dụng. Chương trình có giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, sử dụng font chữ Unicode.
- Dễ triển khai: Việc cài đặt, thiết lập hệ thống khá dễ dàng. Người sử dụng chỉ cần chuẩn bị một máy tính WindowNT/2000 làm máy chủ phục vụ web và tạo ra tên miền cho website
-Phù hợp với hạ tầng mạng của Các cơ quan, doanh nghiệp: Chương trình hoạt động tốt trên hệ thống LAN/WAN nên có thể nhanh chóng triển khai trên mạng máy tính hiện tại của cơ quan doanh nghiệp mà không cần phải đầu tư gì thêm.
-Tiện lợi: Với chỉ vài chục Megabyte, chương trình có thể đưa lên internet chứ không chỉ trong mạng LAN, như vậy người dùng có thể dể dàng tham gia điều hành mọi lúc, mọi nơi dù ở cơ quan hay đang đi công tác xa, chỉ cần ở đó có máy tính và kết nối vào Internet.
- Hiệu quả cao: Chi phí sản phẩm phần mềm không cao, tính năng đầy đủ, chi phí triển khai thấp, dể sử dụng, rõ ràng đem lại hiệu quả cao cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
b. Khuyết điểm: điểm hạn chế của chương trình nằm ở chỗ do sử dụng công nghệ nguồn mở PHP với Database Mysql hoàn toàn miển phí do đó khả năng vận hành trên hệ thống này chỉ đảm bảo số lượng người sử dụng vừa phải chỉ có thể thích hợp trong các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp với số lượng người sử dụng không quá hai mươi nghìn người (20.000). Đây là một điểm hạn chế nhưng theo tính toán ban đầu, đối tượng được nhắm đến là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ nên khả năng đáp ứng của chương trình là rất tốt.
V.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng
- Chương trình là hệ thống gắn kết các module tương ứng với các tính năng độc lập lại với nhau, do đó việc phát triển thêm các tính năng chỉ đơn giản là việc phát triển các module độc lập mà không thay đổi cấu trúc của chương trình
- Chương trình hiện tại phục vụ cho mục đích chính là quản lý điều hành công việc, quản lý lịch làm việc, hồ sơ công văn trong một đơn vị, để có được một hệ thống chương trình làm tất cả các công việc của một đơn vị thì chúng ta cần phát triển thêm các module về Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản vật tư, … tích hợp vào hệ thống.
-x -
B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
I/ NHÓM CHỨC DANH QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Đây là nhóm chức danh mà những người thuộc nhóm chức danh này có thể quản trị toàn bộ hệ thống từ việc cài đặt thông tin ban đầu như là thông tin cơ quan, hệ thống chức danh(các chức vụ), hệ thống phòng ban đến việc thêm người dùng, xóa, cập nhật thông tin người dùng,..cũng như được phép phân quyền chức năng sử dụng (phân quyền modules), cập nhật các thông tin cứng như là cây menu, tên nhóm chức danh, cài đặt thêm modules,…
Đối với những người thuộc nhóm chức danh này, ngoài những quyền được làm việc trên hệ thống như: Lập/xem lịch cá nhân, xem lịch phòng, xem lịch cơ quan, nhận việc, báo cáo, kênh dùng chung, hồ sơ công văn, còn được làm việc trên module quản trị hệ thống, để vào được module này hệ thống bắt phải xác minh lại tài khoản của quản trị hệ thống nếu đúng mới được phép vào, module này gồm 2 phần:
· Quản trị hệ thống : Quản trị về thông tin cơ quan, hệ thống chức danh, hệ thống phòng ban, thông tin và tài khoản người dùng.
· Quản trị cấp cao: Quản trị cây thư mục, phân quyền cây thư mục( phân quyền chức năng)
I.1 Quản trị hệ thống
a.Cập nhật thông tin cơ quan
Click vào lick cập nhật thông tin cơ quan để chỉnh sửa lại thông tin cơ quan như sau :
b. Cài đặt, cập nhật hệ thống phòng ban
Chọn link Cập nhật hệ thống phòng ban để thêm mới hoặc cập nhật lại thông tin phòng ban
Để thêm mới click nút để nhập thông tin phòng ban
Để chỉnh sửa thông tin phòng ban click nút , để xóa đi phòng ban click nhưng hệ thống nhắc nhở nếu xóa phòng ban, thì tất cả những người dùng thuộc phòng ban này sẽ bị xóa, lưu ý nếu xóa nhầm phòng ban có thành viên thuộc nhóm chức danh quản trị thì không thể đăng nhập vào quản trị hệ thống, khi đó phải cài đặt lại cơ sở dữ liệu.
c. Cài đặt, cập nhật hệ thống chức danh
Để cài đặt, cập nhật hệ thống các chức danh, click vào link Hệ thống chức danh
Các chức danh đương nhiên là phải thuộc một trong 5 nhóm chức danh của hệ thống, để thêm mới click , để cập nhật click ,để xóa click .
d. Cài đặt thông tin, tài khoản người dùng
Để thêm mới click , nhập thông tin vào form dưới đây:
Tương tự,để cập nhật click ,để xóa click .
I.2 Quản trị cao cấp:
a. Phân quyền
Để phân quyền, click vào link Phân quyền , chọn nhóm chức danh, check những thư mục mà nhóm chức danh đó có quyền sử dụng, lưu ý phải nhớ chọn thư mục (menu) cha nếu chọn thư mục con.
b. Cập nhật nhóm chức danh:
Theo chúng tôi là không cần thiết vì đây là 5 nhóm chức danh quy ước của hệ thống, tuy nhiên muốn cập nhật tên nhóm chức danh thì click vào link cập nhật chức danh
c. Cập nhật thư mục hệ thống
Cây thư mục (menu) hệ thống là bộ xương của nó, do đó cần cẩn thận khi cập nhật phần này.
Để cập nhật, click nút và chỉnh sửa thông tin trong form sau:
Để xóa một thư mục không còn sử dụng click , để nhập thư mục mới cho một module nào đó
II. Nhóm chức danh Lãnh đạo cơ quan
- Đây là nhóm chức danh cao nhất trong một cơ quan đơn vị, những chức danh thuộc nhóm này bao gồm Giám đốc, phó Giám đốc cơ quan (hoặc trong các cơ quan, tổ chức chính trị là bí thư, phó bí thư).
- Quyền sử dụng các chức năng hệ thống của nhóm
này.
a/ Lịch công tác
+ Lập lịch cá nhân
+ Xem lịch cá nhân
+ Xem lịch cơ quan
+ Xem lịch các phòng
+ Xem lịch đồng nghiệp
b/ Kênh điều hành
+ Giao việc
+ Báo cáo (nhận các báo cáo, gửi phản hồi, gửi nhắc nhở)
+ Báo cáo/báo cáo đi (quản lý, xem,xóa các thông tin nhắc nhở, phản
hồi đã gửi)
+ Báo cáo/báo cáo đến(quản lý, xem, xóa các thông tin báo cáo đã
nhận)
c/ Kênh dùng chung
d/ Hồ sơ công văn
+ Công văn đến
+ Công văn đi
+ Công văn nội bộ
+ Tìm kiếm
1.Giao việc
Nhóm chức danh này khi giao việc, được phép giao tất cả các thành viên trong cơ quan.Việc giao việc được thực hiện như sau: vào mục Kênh điều hành/giao việc , khi đó tất cả các công việc đã giao trước đây được liệt kê tất cả như hình dưới đây:
Để xem lại công việc đã giao, kích vào tiêu đề để
xem chi tiết :
Có thể xem công việc theo các tiêu chí chưa nhận/đang tiến hành/hoàn tất/trể
hen/các phòng ban khác nhau
Nếu công việc đã giao mà chưa được nhận thì ngay sau tiêu đề xuất hiện biểu tượng , click vào đây để có thể chỉnh sửa lại thông tin giao việc.
Để giao việc
mới, click vào nút
,
khi đó xuất hiện form giao việc như sau :
Nhập đầy đủ các thông tin như sau:
+ Đầu mục:
đây chính là mục phân loại công việc, đề mục này do chính người
giao việc này tạo ra trước đó (thông tin bắt buộc).
+ Tên công việc: là tiêu đề hay tên công việc, thông tin này cũng phải bắt buộc phải nhập.
+ Nội dung: Đây là thông tin tùy chọn có
thể nhập hoặc không
+ Từ ngày: Đây là thời gian phải bắt đầu tiến hành công việc là thông
tin bắt buộc phải nhập.
+ Đến gày: là ngày hoàn thành công việc
theo dự kiến, bắt buộc phải nhập
( Ở các trường giờ, phút : tùy theo công việc,
nếu như là ngắn hạn cần độ chính xác đến giờ, phút thì có thể nhập, đây là thông
tin không bắt buộc )
+ Thực hiện : Là danh sách những người thực hiện, là thông tin bắt buộc
phải nhập,để chọn người thực hiện click vào biểu tượng
khi
đó xuất hiện danh sáchthành viên như sau:
Có thể duyệt qua phòng ban cụ thể để chọn người
thực hiện, khi chọn xong click nút chọn, nếu đổi ý click nút reset
để xóa đi và chọn lại, chọn xong đóng của sổ lại
+ Phụ trách chính: khi chọn xong người thực hiện, thì người đầu tiên
trong danh sách người thực hiện được chọn làm phụ trách chính, người giao việc
có thể chọn lại
+ File đính kèm: Khi cần phải đính kèm theo File thì click vào biểu
tượng file đính kèm để gửi file như sau :
Nếu muốn gửi nhiều file thì click nút thêm file sau đó duyệt đến file cần gửi, nhưng trước khi gửi phải chọn để xác định lại file cần gửi đi để tránh trường hợp đổi ý nhưng file đã chọn vẫn được gửi.
Nếu những thông tin trên được nhận xong thì chọn nút để lưu thông tin giao việc, nếu nhập thiếu thông tin thì hệ thống sẽ gửi thông báo và trỏ ngay đến trường chưa nhập để nhập bổ sung.
Khi nhập ngày giờ, những
trường có giá trị ngày tháng năm thì luôn đi kèm biểu
tượng lịch
,click
vào đây để ngày, không nên gõ trực tiếp, vì nếu sai định dạng ngày
thì thông tin sẽ không lưu được.
Sau khi lưu thông tin giao việc thì hệ thống sẽ quay về trang thông tin giao việc, công việc vừa giao sẽ xuất hiện đầu tiên kèm theo biểu tượng , có thể click để cập nhật lại.
2. Theo dõi, xem báo cáo, phản hồi báo cáo, nhắc nhở công việc
Để theo dõi công việc đã giao, cũng ngay chính trên trang thông tin giao việc, nếu công việc giao đã được nhận và đã có báo cáo thì số lượng báo cáo sẽ xuất hiện ngay sau tiêu đề công việc như chính sau:
Để xem chi tiết các báo cáo này ta click vào link số lượng báo cáo(ví dụ :3 báo cáo) để xem chi tiết các báo cáo.
Nếu công việc đó giao cho người thuộc nhóm chức danh Lãnh đạo phòng, và người này đã giao lại cho cấp dưới (cấp chuyên viên) thì theo sau tiêu đề công việc sẽ xuất hiện link (đã giao lại) , nhằm để biết rằng công việc này đã được giao lại, click vào link này để biết thông tin giao lại công việc như hình sau:
Nếu muốn nhắc nhở công việc khi cần thiết thì ngay chính trang thông tin giao việc, người giao click vào tên người phụ trách chính để gửi thông tin nhắc nhở công việc. Số lần nhắc sau đó cũng sẽ xuất hiện ngay sau tiêu đề công việc, người giao và cả người nhận đều nhìn thấy link số lần nhắc ví dụ :(2 lần nhắc), nhằm giúp người giao theo dõi được công việc đã giao cho người nhận, và ở phía người nhận có thể biết được là bị nhắc mấy lần nhằm khẩn trương hoặc tuân theo các nhắc nhở để tiến hành công việc, để xem chi tiết lại các nhắc nhở thì click link này để xem.
3. Báo cáo
Trong mục báo cáo, có 2 mục con là Báo cáo/Báo cáo đi, Báo cáo/Báo cáo đến .
Báo cáo/Báo cáo đi: đây ví như mục OutBox trong mail, tức là những thông tin đã gửi đi, thông tin gửi đi ở đây chính là các nhắc nhở, phản hồi báo cáo. Ở đây có thể giúp ta thống kê được các thông tin đã gửi đi, nếu thông tin gửi đi không còn cần thiết thì có thể xóa đi. Nếu có một thông tin nhắc nhở gửi đi cho một công việc mà công việc này có nhiều người nhận, thì thông tin này sẽ hiển thị bằng đúng số người nhận công việc này, nhìn vào thời gian gửi ta có thể biết được các thông tin đó thực chất là một nhưng được gửi đến nhiều người, để xóa ta chỉ cần chọn một dòng thì các dòng còn lại cũng sẽ bị xóa luôn.
Báo cáo/Báo cáo đến: Đây ví như mục Inbox trong mail, tức là nơi chứa các thông tin gửi đến, thông tin gửi đến ở đây chính là các báo cáo công việc, có thể xem hoặc xóa đi nếu không còn cần thiết.
4. Kênh dùng chung:
Đây là kênh thông tin chung, tất cả các nhóm chức danh đều có quyền sử dụng, kênh thông tin này cho phép mmọi người gửi thông tin đến người khác, là thông tin chung nhưng có giới hạn người nhận, chỉ có những người có tên trong danh sách người nhận thì khi mới nhìn thấy thông tin này.
Khi đăng nhập vào hệ thống, mặc định kênh dùng chung sẽ xuất hiện đầu tiên. Để gửi đi thông tin dùng chung, click nút , form nhập như sau:
Các trường thông tin gồm có:
+ Tiêu đề: là tiêu đề của
thông tin, sẽ xuất hiện trên kênh dùng chung,
thông tin bắt buột phải nhập.
+ Nội dung: Là nội dung của thông tin gửi đi, có thể có hoặc
không.
+ Người nhận: là danh sách những người được nhận thông
tin này, thông tin này là bắt buộc, để chọn người nhận, click vào biểu tượng
,
danh sách người nhận xuất hiện như dưới đây:
Có thể duyệt qua các phòng để chọn người nhận.
Nếu thông tin được gửi đi trong vòng 3 ngày trở lại thì sau tiêu đề sẽ xuất hiện nút , nếu thông tin chưa được đọc thì có màu đỏ, như hình sau:
5. Hồ sơ công văn:
+Công văn đến : Danh sách tất cả các công văn đến
+Công văn đi : Danh sách tất cả các công văn đi
+Công văn nội : Danh sách tất cả các công văn nội bộ
Công văn có 2 loại:
-Công văn chung: là công văn
tất cả mọi người được xem
-Công văn lãnh đạo : Là công văn mà chỉ có lãnh đạo mới có quyền xem
Hình dưới đây là danh sách các công văn:
Để xem chi tiết thông tin về công văn thì click biểu tượng , thông tin chi tiết như dưới đây:
Nếu chỉ muốn xem file toàn văn thì click ngay vào trích yếu công văn.
+Tìm kiếm : Trang tìm kiếm như sau:
Có thể chọn một hoặc nhiều tiêu chí để tìm kiếm.
6.Lịch công tác: Nhóm chức danh lãnh đạo cơ quan thì được các quyền:
+Xem lịch cơ quan
+Xem lịch các phòng
+Xem lịch các đồng nghiệp
+Lập lịch cá nhân
+Xem lịch cá nhận
III. Nhóm chức danh Lãnh đạo phòng
1. Giao việc
Cũng như nhóm chức danh lãnh đạo cơ quan, nhõm chức danh lãnh đạo phòng cũng có quyền giao việc, quy trình giao việc là như nhau, nhưng chỉ được giao từ cấp mình trở xuống.
2. Nhận việc
Nhóm chức danh lãnh đạo phòng còn phải nhận việc từ cấp trên,
nếu công việc được cấp trên giao nhưng muốn chuyển giao lại cho cấp dưới thì
thưc hiện việc giao lại như hình dưới đây:
Khi đăng nhập thì công việc chưa nhận xuất hiện trên cửa sổ popup kèm theo biểu tượng , click vào đây để giao lại công việc
Chọn lại người thực hiện mới và lưu lại.
3. Báo cáo
Nếu muốn báo cáo cho công việc, ở trang nhận việc ta có thể click vào người giao để báo cáo như sau:
Nếu không vào mục báo cáo , click biểu tượng để gửi báo cáo, nhập nội dung báo cáo bao gồm mức độ hoàn thành (%), nội dung báo cáo, các thông tin này có thể có hoặc không nhưng phải có ít nhất một nội dung.
4. Theo dõi, nhắc nhở, phản hồi báo cáo công
việc
Chức năng này là hoàn toàn giống như với Lãnh đạo cơ quan.
5. Kênh dùng chung
Kênh dùng chung là giống nhau đối với mọi nhóm chức danh
6. Lịch công tác
Các quyền trên module lịch công tác như sau:
+Xem lịch cơ quan
+Lập lịch phòng
+Xem lịch phòng
+Lập lịch cá nhận
+Xem lịch cá nhân
+Xem lịch các phòng
+Xem lịch đồng nghiệp
7. Hồ sơ công văn
Tương tự như lãnh đạo cơ quan.
IV. Nhóm chức danh chuyên viên
1. Nhận việc
Nhóm chức danh chuyên viên phải nhận việc từ Lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo phòng,quy trình nhận việc tương tự như lãnh đạo phòng nhưng không được phép chuyển giao công việc.
2. Báo cáo
Việc báo cáo là tương tự lãnh đạo phòng
3. Lịch công tác
Các quyền trên module lịch công tác
+Xem lịch cơ quan
+Xem lịch phòng
+Lập lịch cá nhân
+Xem lịch cá nhân
4. Kênh dùng chung
Tương tự cho mọi nhóm chức danh
5. Hồ sơ công văn
Tương tự như các nhóm chức danh trên nhưng không được phép xem công văn lãnh đạo.
V. Nhóm chức danh hành chính tổng hợp
Đây là nhóm chức danh gần giống với nhóm chức danh chuyên viên nhưng có một số điểm khác như sau:
1. Lịch công tác
Ngoài chức năng như chuyên
viên còn có chức năng lập lịch cơ quan, lập lịch phòng
2. Hồ sơ công văn
Nhóm chức danh này được thao tác lưu trữ và cập nhật hồ sơ công văn.
Để lưu trữ một hồ sơ công văn, thực hiện theo quy trình như chính sau:
Chọn form nhập công văn(Công văn đến, đi, nội bộ), nhập thông tin, những trường có dấu * là bắt buộc sau đó lưu lại,ở trang hiển thị danh sách công văn có 3 biểu tượng với 3 chức năng, để xem chi tiết click , để chỉnh sửa click , để xóa bỏ công văn click như hình dưới đây:
3.Chức năng lưu trử của văn thư:
Với nhóm chức danh hành
chính tổng hợp thì được quyền lưu trữ công văn, khi đăng nhập vào hệ thống, nhóm
chức danh này sẽ nhìn thấy mục lưu trữ trên cây menu.
Để lưu trữ có 3 loại form lưu trữ cho 3 loại công văn khác nhau là : công văn
đến, công văn đi, công văn nội bộ.
Các trường trong các form luôn được kiểm tra , nếu trường đó là bắt buộc mà không nhập thì hệ thống sẽ báo, ví dụ như sau:
Sau khi nhập xong, chọn nút nhập để lưu công văn.
C. HƯỚNG DẪN CẦI ĐẶT
I/ Hạ tầng mạng:
Mạng Lan, hay Internet, server tối thiểu PIII 500 , cài winNT 2000, chạy apache server, hoặc IIS, cài php,mysql server.
II/ Cài đặt:
Chạy các file .sql trong thư mục SQL,để khởi tạo
dữ liệu (dùng PHPmyadmin để chạy), cơ sở dữ liệu khởi tạo sẽ tạo ra quản trị hệ
thống với tài khoản như sau
username: admin
password: admin
Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản quản trị này và nhập cơ sở dữ liệu về một đơn vị.
-------------0O0---------